Nachricht vom RVBy Vorstand

29.10.2017

Liebe Rugbyfreundinnen,
liebe Rugbyfreunde,

wie immer ist unser Verband auch derzeit mit einer Fülle von Herausforderungen konfrontiert. Nicht nur aber auch in Folge der erfreulichen Entwicklung des RVBy hat deren Komplexität und Menge ebenfalls zugenommen.
Nachstehend wollen wir Euch sowohl über diese Anforderungen als auch über unsere Ansätze ihnen zu begegnen informieren. Über zusätzliche hilfreiche Vorschläge aus Eurem Kreis würden wir uns natürlich sehr freuen.

A Problemstellungen

1. Amtsträger

Die Fluktuation unter unseren Funktionären ist einerseits enorm hoch (z.B. haben die U18 w Trainerin, die Frauenwartin, die Jugendstaffelleiter und unser Pressewart ihre Ämter niedergelegt). Andrerseits sind manche Positionen aus unseren Reihen seit Jahren und trotz intensiver Werbung einfach nicht besetzbar - insbesondere das Fehlen eines wirklich aktiven Sponsoringbeauftragten ist in Zeiten erhöhten Finanzbedarfs ein schwerwiegendes Problem. Auch dass sich weder ein Jugendleiter noch Jugendstaffelleiter finden und damit ein ohnehin schon extrem belastetes Vorstandsmitglied noch mehr arbeiten muss, ist ein untragbarer Zustand. Zusätzlich dazu wäre es nicht nur schön, sondern absehbar auch wichtig, über einen Steuerberater und einen Rechtsanwalt als Berater zu verfügen.

2. Unabwendbare finanzielle Verpflichtungen

Wir sind verpflichtet, an den Landesverbandsmeisterschaften der Männer teilzunehmen. Ebenso, auch entsprechend dem Beschluss auf dem RVBy Sommer Meeting 2017, entsenden wir ein Frauenteam und 3 Jugendteams (u18m, u16m, u18 w) zu den jeweiligen LVM. Reisekosten, Teilnahmegebühren usw. für diese Turniere sowie die korrelierenden Vorbereitungsmaßnahmen verschlingen fast unsere gesamten frei verfügbaren Einnahmen. Dabei  haben unsere Jugendlichen zumeist auf Fußböden in Vereinsheimen geschlafen. Dass darauf keine Topleistungen möglich waren, ist nicht verwunderlich; mit den zur Verfügung stehenden Mitteln werden wir aber auch 2018 nicht anders operieren können. Den einzelnen Teams würde wieder nur ein ziemlich übersichtliches Budget zugeteilt werden können.
Selbst wenn nur die notwendigsten Termine vom Vorstand wahrgenommen werden, entstehen Reisekosten in beachtlicher Höhe. Sollte demnächst der Vorstandsvorsitzende nicht mehr über ein von dritter Seite finanziertes Kfz verfügen, ist mit zusätzlichen Kosten von gut 1.ooo € p. a. zu rechnen.
(Vgl. auch 3.)

3. Ehrgeizige Ziele

Wir haben uns vorgenommen,  sowohl die Anzahl der Vereine als auch die Menge der Mitglieder ganz erheblich zu steigern. Das wird ohne Einsatz von Ressourcen in Form von Personal und dessen Finanzierung nicht möglich sein. Nur weil das Oktoberfestturnier auf Sport 1 übertragen wurde, werden wir diese Ziele nicht erreichen. Insofern benötigen wir auch hierfür Geld (das wir aktuell nicht haben).

4. Regelwerke

Wie sich in den letzten Wochen herausgestellt hat, sind einige Passagen in unseren Regelwerken zumindest umstritten. Außerdem existieren sehr unterschiedliche Auffassungen über die Wertigkeit unserer Regelungen. Daraus resultieren erhebliche Verwirrung und Verunsicherung

5. Zunehmend anspruchsvolle Erwartungen

Unsere "Stakeholder" erwarten reibungslosen Spielbetrieb, funktionierende Administration, zeitgemäßen medialen Auftritt, mediale Präsenz, kompetente Vertretung des RVBy, ansprechende Außendarstellung und sportliche Erfolge der Bayerischen Auswahlteams

6. Verbände

Komplexe Verhandlungen bzw. Auseinandersetzungen mit den Dachverbänden bzw. Mitwirken im Partnerverband strapazieren Ressourcen im Vorstand; dringend erforderliches Rugbygeschäft (Sponsorenakquise, Wachstum) kann deshalb nicht erledigt werden

7. Geschäftsstelle beim BLSV

Die Geschäftsstelle ist seit dem 01.01.2017 weder für den BRTV noch für den RVBy tätig.

8. Verbandsadministration

Mangels Geschäftsstelle lasten Verwaltung, Dokumentation, Archivierung usw. auf den Schultern der Amtsträger und des Vorstandes. Sämtliche Infos, Dokumente, mails etc. befinden sich in den Privaträumen der Genannten. Compliance, Datenschutz, Prozessdesign, Change Management kann, begrenzter Zeit der Ehrenamtlichen geschuldet, nicht die erforderliche Aufmerksamkeit zuteil werden.

9. Begrenztes Budget

Die aktuellen Einnahmen aus Mitgliedsbeiträgen, Pass- und Lizenzgebühren reichen zur angemessenen Finanzierung des laufenden Betriebs und der Maßnahmen zur Zielerreichung bei weitem nicht aus

B Maßnahmen und Lösungen

1. Administrativ

1.1 Vorstand

Wir haben Verantwortungen definiert und zugeordnet; Organigramm, Geschäftsordnung und Geschäftsverteilpläne erstellt. Außerdem wurden Vertreterregelungen geschaffen und ein (rudimentäres) Business Continuity Management implementiert. Ab 2018 werden Vorstandsmitglieder weder Aufgaben von Amtsträgern wahrnehmen, noch sachfremde Tätigkeiten ausführen. Informationsverluste, Doppelte Aufgabenerfüllung, ungerechtfertigte zeitliche Belastungen usw. sollten damit weitgehend nicht mehr vorkommen.

1.2 Geschäftsstelle, Archivierung, Dokumentation, Compliance

Beim BLSV wird es keine Geschäftsstelle für BRTV & RVBy mehr geben; dafür wird vom BLSV von unseren Fördermitteln auch kein Anteil mehr für die Finanzierung einer Geschäftsstelle einbehalten. Voraussichtlich werden BRTV & RVBy dann über eine Summe von
ca. 15.ooo € jährlich mehr verfügen. Davon wird von RVBy & BRTV eine Teilzeitkraft zur Erledigung der Geschäftsstellentätigkeit finanziert werden. Der Rest wird auf RVBy und BRTV aufgeteilt. Sobald sich diese Teilzeitkraft eingearbeitet hat, sollte eine spürbare Erleichterung für Amtsträger und Vorstände entstehen

1.3 Regelwerke

Sofern Änderungen gewünscht werden, ist bei der Hauptversammlung 2018 Gelegenheit für entsprechende Anträge. Bis dahin sind die aktuellen und danach die evtl. geänderten Vorschriften verpflichtend zu beachten.

2. Funktionäre

Wir appellieren nochmal an alle Vereine, geeignete Personen zu identifizieren und zum Engagement zu motivieren. Stellenbeschreibungen liegen teilweise bereits vor; die restlichen werden Zug um Zug erstellt.
Sollten mangels ehrenamtlicher Funktionäre elementare Prozesse, z. B. der Jugendspielbetrieb gefährdet sein, müssen und werden wir Aufgaben gegen Bezahlung vergeben.

3. Wachstum

Get into Rugby und alle Maßnahmen der Vereine zur Verbreitung des Rugbysports wird der RVBy im Rahmen seiner finanziellen Möglichkeiten unterstützen.
Unser medialer Auftritt wird überarbeitet und optimiert; dadurch sollten wir eine erheblich größere Reichweite und damit das erwünschte Wachsstum generieren (vgl. 5.).

4. Finanzierung & Einnahmen

4.1 Beitragserhöhung

Wir wollen eine Erhöhung der Verbandsbeiträge möglichst vermeiden. Sollte die Maßnahme 4.2 wider Erwarten nicht oder nicht ausreichend greifen, werden wir aber nicht darum herumkommen. Bei der Jahreshauptversammlung sollten wir eine Sonderumlage zur Finanzierung der Auswahlteams diskutieren.

4.2 Sponsoring

Nach reiflicher Überlegung und mehreren intensiven Gesprächen haben wir beschlossen, eine Partnerschaft mit der Marketingagentur C&C Sportmanagement einzugehen. Ein entsprechender Vertrag wurde abgeschlossen; die Agentur wird offiziell am 01.11.2017 ihre Arbeit aufnehmen. Unter anderem ist es deren Aufgabe, den RVBy zu vermarkten und Sponsoren und Mäzene zu gewinnen.

5.  Mediale Präsenz

Der Vertrag mit C&C Sportmanagement beinhaltet auch Web Marketing und Social Media Marketing. Wie unter 3. bereits dargestellt, versprechen wir uns davon letztendlich Wachstums- und Bindungseffekte. Außerdem werden unsere mit Internet, Facebook etc. befassten Amtsträger entlastet.

Abschließend bitten wir Euch nochmal, bei Euren Vereinsmitgliedern um Mithilfe im Verband zu werben - Alles was wir nicht ehrenamtlich abdecken können, müssen wir (also die Mitgliedsvereine) bezahlen!
Und ja, feedback zu unseren Maßnahmen und neue Vorschläge sind höchst willkommen.

Und ganz wichtig - bei der Gelegenheit wollen wir es auch nicht versäumen, uns bei den aktiven Funktionären für deren Wirken zu bedanken.

Mit herzlichem Gruß

Alexander Michl                     Sigrit Liebe                    Andrew Bridger